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Les évolutions pour la saisie des dossiers CPF par l’organisme de formation depuis le 10 avril 2025
Entrée en formation en cas de non-présentation du stagiaire et déclaration de service fait.
Lors de nos différents échanges au cours des événements dédiés à nos clients organismes de formation « CPF tours », vous avez été nombreux à demander des précisions sur les impacts de la déclaration de service fait dans la prise en charge de vos dossiers par la Caisse des Dépôts (CDC).
Depuis le 10 avril 2025, un nouveau service est proposé aux organismes de formation (OF) au moment de leur déclaration de service fait sur EDOF.
Il donne davantage de souplesse et permet aux organismes de formation de bénéficier d’un droit de correction dans un délai de 5 jours qui permettra de garantir un paiement plus précis selon la réalité du dossier en cas de réalisation partielle.
Jusqu’à présent il était déjà possible de prévisualiser le montant à facturer avant de valider une déclaration de service fait.
Aujourd’hui, l’OF peut modifier sa saisie, même en cas de déclaration déjà effectuée ! Selon la CDC, il s’agit le plus souvent, d’une erreur de calcul du taux de réalisation.
Tous les éléments sont à retrouver dans le guide « Gérer un dossier de l’entrée en formation à la déclaration de service fait » qui détaille, pas à pas, les différentes étapes à suivre.
Deux moments sont importants et susceptibles d’avoir des impacts pour l’organisme de formation dans sa relation avec le bénéficiaire du CPF :
- l’entrée en formation en cas de non-présentation du stagiaire
- le service fait déclaré avec calcul du taux de réalisation
A / L’entrée en formation en cas de non-présentation du stagiaire à la formation
En cas de non-présentation du stagiaire à la formation, l’organisme de formation doit déclarer son absence de la formation.
Dans le dossier du titulaire, il faut cliquer sur le bouton « CONFIRMER SON ABSENCE ».
Un message s’affichera pour demander la confirmation de son absence hors cas de force majeure, en fonction de 3 situations :
Si le stagiaire ne justifie pas son absence ou son abandon par un cas de force majeure, vous pouvez facturer 5% du prix de la formation au titre des indemnités d’annulation.
Il faudra alors, après votre saisie, cliquer sur « OUI CONTINUER ».
B/ Evolutions pour la déclaration de service fait avec calcul du taux de réalisation
1. La saisie des informations : rappel des règles
L’organisme de formation (OF) dispose de 3 jours ouvrés pour déclarer la sortie de formation du stagiaire et le service fait*.
L’OF doit déclarer la date effective (réelle) de sortie de formation. La date effective peut être différente de la date de fin de la session de formation, mais jamais postérieure. Ce délai de 3 jours ouvrés démarre à la date de sortie effective de la formation, y compris en cas d'interruption ou d'abandon.
Dans le même temps, l’OF déclare le service fait, qui permettra de renseigner le motif de sortie du stagiaire et les heures réalisées. Les principales étapes de la procédure sont reprises dans le guide .
Important : A ce stade, la sortie de formation n'est pas encore enregistrée. La date de sortie renseignée ne s'affiche pas encore. Elle ne sera enregistrée qu'une fois le service fait déclaré.
*Cette obligation est mentionnée dans les Conditions Particulières des Organismes de Formation.
2. La déclaration de sortie de formation : rappel des règles
La déclaration de service fait conditionne le paiement par la CDC et obéit à des règles bien précises . Les éléments demandés permettent de qualifier la clôture du dossier de manière totale ou partielle.
Si une majorité des dossiers pour la certification RS 6151 sont clôturés de manière totale, les renseignements concernant la clôture partielle sont très importants à qualifier dans la plateforme pour être sûr que l’OF soit payé sur des éléments fiables et vérifiables.
Sur un service fait à 100% il n’y a pas de difficulté et l’OF est remboursé à 100%.
C’est dans le cas d’un dossier clos de manière partielle (donc sur un taux inférieur à 100%) que le calcul du taux exact du taux de réalisation est important pour garantir un paiement conforme à la réalité du déroulé de l’action de formation.
Si l’OF sélectionne « Suivi partiellement », il devra renseigner plusieurs champs qui vont permettent de qualifier le suivi partiel de la formation soit :
· la présence ou non d’un cas de force majeure ;
· le calcul du taux de réalisation qui doit être strictement inférieur à 100 % ;
· la durée de la partie « non-réalisée » du parcours.
C’est cette saisie qui peut être modifiée et permettre une correction selon certaines conditions.
3. Une évolution majeure : La modification après saisie du service fait
La révision de service fait est possible uniquement pour les dossiers pour lesquels la déclaration de la sortie de formation et le service fait est postérieure au 10 avril 2025.
L’organisme de formation dispose de 5 jours ouvrés, avant la validation du service fait par la Caisse des Dépôts, pour corriger une déclaration.
Les délais à connaitre
3 jours ouvrés pour déclarer la sortie de formation du stagiaire et le service fait.
5 jours ouvrés, avant la validation du service fait par la Caisse des Dépôts, pour corriger votre déclaration.
Nous reviendrons sur ces points lors de nos prochains événements Certifs tours :
· Le mercredi 18 juin à Nice - S'inscrire
· Le jeudi 19 juin à Montpellier - S'inscrire
· Le jeudi 3 juillet à Paris - S'inscrire
Bien cordialement
Laurence CARLINET
Secrétaire Générale